個人情報保護方針

Tokyo One日本語学校(以下「本学」といいます。)は,規定を設け、「個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)」に基づき,本学の学生,職員,卒業生、その他の皆様の個人情報について,個人の権利利益の保護と適正な取扱いの確保に取り組みます。


1 個人情報の取得・保有

(1) 本学は,個人情報を取得するに当たっては,個人情報の利用目的をできる限り特定し,あらかじめ,本人に対しその利用目的を明示した上で,適正な手段をとることとします。
(2) 本学は,教育,研究などの本学が行う業務を遂行するため必要な場合に限り,個人情報を取得・保有します。
(3) 本学は,特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を保有しません。

2 個人情報の取扱い

(1) 本学は,取得した個人情報を慎重かつ適正に取り扱います。
(2) 本学は,法令に基づく場合を除き,本人の同意を得ない限り,取得の際に明示した利用目的以外の目的のために個人情報を利用しません。

3 個人情報の第三者への提供
本学は,法令に基づく場合を除き,あらかじめご本人の同意を得ない限り,個人情報を第三者に提供いたしません。また,提供にあたっては,漏えい,滅失,毀損等を防止するために必要な措置を徹底します。

4 個人情報の管理・保護
本学は,個人情報の漏えい、滅失又は毀損を防止し,個人情報を適正に管理するため,情報セキュリティの強化と物理的な安全性の向上に向けて必要な措置を講じます。

5 個人情報の開示、訂正等
本学は,法令に基づく開示,訂正及び利用停止の請求に対して,速やかにこれに対応します。

6.教育・研修
(1) 本学は,個人情報保護の重要性を認識し,教職員の意識の向上に努めます。
(2) 個人情報を取り扱う教職員に対して,必要かつ適切な監督・指導を行うとともに,個人情報の適正利用及び保護を推進するため,必要な教育・研修を実施します。


本件連絡先
Tokyo One日本語学校
〒260-0013 千葉市中央区中央1-2-8
TEL:043-330-3300 FAX:043-330-3301 E-mail: info@tokyo1-school.com


個人情報保護規定

(平成30年4月1日制定)
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 個人情報の保護(第3条)
第3章 個人情報保護の体制(第4条・第5条)
第4章 教育研修(第6条)
第5章 職員等の義務及び責務(第7条)
第6章 個人情報の利用目的及び取得(第8条-第 11 条)
第7章 個人データの適切な管理(第 12 条-第19 条)
第8章 個人データの第三者提供(第 20 条・第21 条)
第9章 開示、利用目的通知、訂正及び利用停止(第 21 条)
第 10 章 個人情報保護委員会(第22 条)
第 11 章 苦情処理等(第23 条)
第 12 章 補則(第24 条・第25 条)

第1章 総則
(目 的)
第1条 この規則は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)の定めるところにより、本学における個人情報の取扱いに関する基本的事項を定め、本学の業務の適正かつ円滑な運営を図り、個人の権利利益を保護することを目的とする。
(定 義)
第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ各号に定めるところによる。
(1)個人情報: 生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。
(2)個人情報データベース等: 個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
ア) 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
イ) アに掲げるもののほか、紙媒体で処理した個人情報を一定の規則に従って整理又は分類し、特定の個人情報を容易に検索することができる状態においているものをいう。
(3)個人データ: 個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
(4)保有個人データ: 本学が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去又は第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの、又は違法若しくは不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの、並びに6か月以内に消去することとなるもの以外のものをいう。
(5)本人: 個人情報によって識別される特定の個人をいう。
第2章 個人情報の保護
(個人情報の保護)
第3条 本学の運営及び業務の実施に当たっては、個人情報の保護に関する法律(平成15 年法律第57 号。以下「個人情報保護法」という。)及び関係法令の趣旨にのっとり個人情報の保護に十分留意し、その定めるところに従って個人情報を取り扱うものとする。
2 本学の職員等は、その職務の遂行に当たり、個人情報保護法、関係法令及びこの規則の定めるところにより、個人情報の保護が確保されるよう十分留意するものとする。
第3章 個人情報保護の体制
(個人情報総括保護管理者等)
第4条 本学に、個人情報保護管理者(以下「管理者」という。)1人を置き、事務局長をもって充てる。
2 本学に監査責任者を置き、理事長の指名する者をもって充てる。
(個人情報総括保護管理者等の任務)
第5条 管理者は、個人情報の管理に関する事務を処理する。
2 職員は、管理者の命を受け、個人情報の管理に関する事務を処理する。
3 監査責任者は、個人情報の管理の状況について監査する。
第4章 教育研修
(教育研修)
第6条 管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務に従事する職員等に対し、個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
第5章 職員等の義務及び責務
(職員等の義務)
第7条 職員等及びこれらの職にあった者は、その職務に関して知り得た個人情報をみだりに他の者に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。
2 この規則に違反する事実又は違反するおそれがあることを発見した職員等は、その旨を管理者に通報するものとする。
3 個人データの漏えい等安全確保の上で問題となる事案が現に発生し、又は発生したおそれがあると認める職員等は、当該事案の内容、被害状況等を当該個人情報の保護について責任を負う管理者に通報するものとする。
第6章 個人情報の利用目的及び取得
(利用目的の特定)
第8条 個人情報を取り扱うに当たっては、その利用目的をできる限り特定するものとする。
2 利用目的の変更は、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行わないものとする。
(利用目的による利用制限)
第9条 あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱わないものとする。
2 合併その他の事由により他の法人等から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱わないものとする。
3 前2項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合には、あらかじめ本人の同意を得ないで前条の規定により特定された利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱うことができるものとする。
(1)法令に基づく場合
(2)人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(適正な取得等)
第 10 条 個人情報の取得に当たっては、適正な手段を用いるものとし、偽り、その他不正の手段により取得してはならない。
(取得に際しての利用目的の通知等)
第 11 条 個人情報を取得したときは、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかにその利用目的を当該本人に通知し、又は公表するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録(以下「電磁的記録」という。)を含む。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得するときは、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示するものとする。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りではない。
3 利用目的を変更した場合は、変更した利用目的について、当該本人に通知し、又は公表するものとする。
4 前3項の規定は、次に掲げる場合については、適用しないものとする。
(1)利用目的を本人に明示することにより、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき。
(2)利用目的を本人に明示することにより、本学の権利又は正当な利益を害するおそれがあるとき。
(3)国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に明示することにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(4)取得の状況から見て利用目的が明らかであると認められるとき。
5 第1項により利用目的を明示する場合において、必要があると認めるときは、次に掲げる事項を併せて明示するものとする。
(1)当該個人情報の取扱いに係る業務の担当者
(2)取得時において、個人情報の外部への提供又は個人情報の取扱いに係る業務の外部委託が予定されている場合には、当該個人情報の受領者又は業務の受託者
第7章 個人データの適切な管理
(正確性の確保)
第 12 条 個人データの保有に当たっては、利用目的の達成に必要な範囲内で、個人データが過去又は現在の事実と合致するよう努めるものとする。
2 利用目的の達成のために必要と認めるときは、次に掲げる事項を含む個人データの正確性を確保する措置を講じるものとする。
(1)入力時の照合、確認等の手続
(2)誤り等を発見した場合の訂正等の手続
(3)記録事項の更新
(4)保存期間の設定
3 個人データの内容に誤り等が発見された場合には、当該個人データの取扱いに係る業務の担当者に連絡するものとし、連絡を受けた担当者は、速やかに訂正等の措置を講じるものとする。
(安全管理措置)
第 13 条 本学は、個人データの漏えい、滅失、き損(以下「漏えい等」という。)の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じるものとする。
2 個人データの漏えい等の安全管理上の問題が発生した場合においては、管理者は、漏えい等の状況を迅速に調査するとともに、関係職員等と協議の上、被害の拡大防止、復旧及び再発防止等のために必要な措置を講じるものとする。この場合において、個人データの漏えい等が情報システムに起因するものであるとき、又は起因すると推定されるときは、情報システムを管理する者は、必要な措置を講じるものとする。
(個人データに係る情報システムの適切な管理)
第 14 条 個人データに係る情報システムの適切な管理に関し必要な事項は、別に定める。
(個人データの取扱状況の記録)
第 15 条 管理する個人データについては、当該個人データの内容及び形態等に応じて、台帳等を整備し、当該個人データの管理及び利用等の状況について記録するものとする。
(廃棄等)
第 16 条 本学は、利用目的に関し保存する必要がなくなった個人データを、確実かつ速やかに破棄又は削除するものとする。
(職員等の監督)
第 17 条 本学は、個人データの取扱いに当たり、当該個人データの安全管理が図られるよう、職員等に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。
(委託先の監督)
第 18 条 個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人データの適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう必要な措置を講じるとともに、契約書に次に掲げる事項を明記し、委託先における責任者等の管理体制、個人データの管理の状況についての検査に関する事項等について書面で確認するものとする。
(1)個人情報に関する秘密保持等の義務
(2)再委託の制限又は条件に関する事項
(3)個人データの複製等の制限に関する事項
(4)個人データの漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5)委託終了時における個人データの消去及び媒体の返却に関する事項
(6)違反した場合における契約解除の措置その他必要な事項
2 個人データの取扱いに係る業務を労働者派遣業者から派遣された者によって行う場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人データの取扱いに関する事項を明記するものとする。
(監査及び点検)
第 19 条 個人情報の管理の状況等については、定期又は随時、監査及び点検を行い、必要に応じ見直し等の措置を講じるものとする。
第8章 個人データの第三者提供
(第三者提供の制限)
第 20 条 次に掲げる場合のほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しないものとする。
(1)法令に基づく場合
(2)人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
2 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
(1)利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託するとき。
(2)合併その他の事由による事業の承継によって個人データが提供されるとき。
(3)個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いてあるとき。
3 前項第3号に規定する利用する者の利用目的又は個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くものとする。
第9章 開示、利用目的通知、訂正及び利用停止
(開示、利用目的通知、訂正及び利用停止等)
第 21 条 保有個人データの開示、利用目的の通知、訂正及び利用停止等に係る必要な事項は、別に定める。
第 10 章 個人情報保護委員会
(個人情報保護委員会)
第 22 条 個人情報保護委員会(以下「委員会」という。)は、保有個人情報の管理に係る重要事項の協議、連絡・調整等を行うものとする。
2 委員会は、開示請求等に係る処理方針のほか、本学の個人情報保護に関する重要事項の調査審議を行うものとする。
3 委員会は、本学における個人情報保護の適正な実施を確保するために必要があると認めるときは、本学における個人情報保護に関する重要事項の調査審議を行い、理事長に意見を述べることができる。
4 委員会は、管理者及び理事長の指名する委員をもって組織し、管理者が委員長となる。
5 委員会は、管理者が必要に応じて招集するものとする。
6 委員会に関する庶務は、事務担当者が処理する。
第 11 章 苦情処理等
(苦情処理)
第 23 条 個人情報の取扱いに関する苦情(以下「苦情」という。)については、適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
2 苦情の相談の受付等を行う窓口(以下「苦情受付窓口」という。)は、事務担当者とする。
3 苦情受付窓口の対応日及び時間は、月曜日から金曜日までの午前10 時から午後4時までとする。ただし、次に掲げる日は、原則として、対応しない。
(1)国民の祝日及び国民の祝日が日曜日に当たる場合の翌日
(2)年末及び年始(12 月29 日から翌年1月3日まで)
4 苦情を受け付けたときは、苦情に関する当該個人情報の取扱いの状況等を迅速に調査し、その適切な措置について関係職員等と協議するものとする。
5 苦情処理の結果は、必要に応じ、苦情を申し出た者に書面で通知するものとする。
第 12 章 補則
(規則の施行状況の調査)
第 24 条 管理者は、この規則の施行状況について調査し、是正が必要であると認めるときは、担当者に対して是正を促すことができるものとする。
(細則)
第 25 条 この規則の実施に関し必要な事項は、別に定める。
附 則
この規則は、平成30年4月1日から施行する。